Ett ärendes gång
Ett ärendes gång i Karlsborgs kommun börjar med att en handling inkommer till nämnden eller att en handling upprättas hos den egna nämnden. Vissa ärenden beslutas politiskt medan andra ärende behandlas av tjänstepersoner. Slutligen tas handlingar om hand för arkivering och evigt bevarande eller så gallras handlingarna vid en viss tidpunkt.
En handling kan till exemel vara ett brev eller ett e-postmeddelande som inkommer till kommunen från en privatperson, en annan myndighet, ett företag, en organisation eller en annan nämnd i kommunen. En handling kan även upprättas av den egna nämnden, det kan till exempel vara en remiss eller en utredning.
Så snart handlingen inkommit till kommunen blir det en allmän handling, som vem som helst har rätt att läsa, så länge som det inte innehåller sekretessbelagda uppgifter.
Handlingen registreras (diarieförs), ärendet som handlingen tillhör har ett unikt diarienummer.
Ett ärende med ett diarienummer kan liknas vid en mapp och handlingar kan liknas vid de dokument som finns i mappen. Ärende tilldelas ett årtal samt nummer och benämns ”diarienummer” (ex 2021-24). Till ett ärende kan det finnas en eller flera handlingar, vilka kan vara inkomna eller upprättade.
En handläggare utses och ärendet bereds, det vill säga handläggaren utreder frågan och behandlar ärendet.
I de fall beslut krävs i ett ärende fattas antigen beslut av tjänsteperson eller politik. I de fall tjänstepersoner eller politiska arbetsutskott fattar beslut krävs att dessa har fått delegation av nämnden på att fatta det aktuella beslutet. Saknas delegation lämnar tjänstepersonen, till polotiken, ett opolitiskt tjänstemannaförslag med förslag till beslut.
Vem som har rätt att fatta beslut om vad styrs av nämndens delegationsordning.
I de fall beslut har fattats expedieras beslutet och skickas till berörda parter samt till ansvarig handläggare för verkställighet.
I de fall politiska beslut har fattats publiceras tillkännagivande om justering av protokoll på kommunens digitala anslagstavla.
Det finns möjlighet att överklaga besluten i 3 veckor efter anslag om justering på anslagstavlan.
Efter att ärendet är slutbehandlat avslutas ärendet och handlingar tas om hand. Handlingar som legat till grund för beslut skickas för arkivering där de bevaras för evigt. Handlingar som har varit av mindre vikt i ärendet kan ofta gallras efter en viss förutbestämd tid.
