Allmänna handlingar, offentlighet och sekretess

I Sverige har vi en grundlagsskyddad rätt för alla svenska och utländska medborgare samt pressen att ta del av allmänna handlingar, som kommer till och upprättas i kommunen. Denna rätt kallas för offentlighetsprincipen. En särskild lag, sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor.

Offentlighetsprincipen - rör den mig?

Ja, i högsta grad. Offentlighetsprincipen betyder att alla, svenskar och utländska medborgare, har rätt att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar.

Syftet är att ge dig insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstpersoner sköter kommunen. På så sätt har du också möjlighet att påverka verksamheten.

Denna rättighet har i princip funnits i Sverige sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.

Även din egen korrespondens (brev, e-post med mera) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra. Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev registreras hos kommunen.

Vad är allmänna handlingar och när är de offentliga?

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, e-post, protokoll, beslut med mera. Men det kan också handla om e-post, video- eller bandupptagningar till exempel. En kommunal handling kan vara allmän, eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial. Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där.

Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har du rätt att läsa dem.

Vad innebär sekretess?

Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten. En särskild lag, sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Så om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt", "förtroligt" eller "konfidentiellt" på brevet, blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.

Var finns handlingarna?

Kommunen (och alla andra offentliga förvaltningar) måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker. I allmänhet är det kommunens registrator som ordnar handlingarna i ett diarium.

Ta del av allmänna handlingar

Om du vill ta del av en allmän handling ska du vända dig till den förvaltning som förvarar handlingen. Vet du inte vilken förvaltning som förvarar handlingen kan du vända dig till registrator på kommunledningsförvaltningen kommun@karlsborg.se, så hjälper vi dig vidare.

Du har rätt att ta del av handlingen på platsen där den förvaras och du har även rätt att mot en avgift få en kopia av handlingen. Kommunen är inte skyldig att skicka handlingar med e-post. 

Krav på snabb handläggning

En begäran att få ta del av en allmän handling ska prövas skyndsamt. Du behöver inte tala om vem du är eller vad handlingen ska användas till för att få ta del av den, så länge som handlingen inte faller under någon bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen.

Om du nekas att få ta del av en handling, ska du enligt lagen erbjudas ett skriftligt beslut om detta.

Du kan klaga

Om du anser att kommunen har gjort fel när du nekas att få ta del av en handling har du möjlighet att överklaga beslutet. Om du tycker att utlämnandet tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen.