På sammanträdet

Utgångspunkten i kommunallagen är att nämndernas möten är stängda, medan kommunfullmäktiges möten är öppna för allmänheten (kommunallagen 6:25). Kommunfullmäktige i Karlsborgs kommun har beslutat att nämnderna får ha öppna sammanträden, vilket innebär att nämnderna själva beslutar om detta. Det gäller dock inte ärenden som avser myndighetsutövning eller där det finns sekretess.

I Karlsborgs kommun är förutom kommunfullmäktige och kommunstyelsen (endast den del som avser beslutsärenden för kommunstyrelsen) även kultur- och fritidsnämnden och barn- och utbildningsnämndens sammanträden öppna.

Att sammanträdet är öppet innebär att allmänheten har rätt att vara i samman­trädes­lokalen och lyssna. De har inte någon yttranderätt.

Tjänstgöring 

Om du som ledamot har förhinder att delta på ett sammanträde ska du själv kalla en ersättare samt meddela detta till sekreteraren.

Ersättarna är inte personliga utan kallas in efter den ordning som de har blivit valda som ersättare. Finns inte ersättare inom den egna gruppen av partier tillgängliga kallas ersättare från den andra gruppen av partier (gäller för nämnderna). Om inte annat framgår av nämndens reglemente eller annat beslut i nämnden, ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige beslutade inkallelseordningen. 

En förtroendevald som avbryter sin tjänstgöring under pågående sammanträde, av annan anledning än jäv, får inte återgå att tjänstgöra om inte ersättarens inträde påverkat styrkebalansen mellan partierna/blocken. Det är viktigt att du säger till ordföranden om du avbryter din tjänstgöring, exempelvis om du går tidigt från ett sammanträde.

Närvarorätt

Nämnden kan, med enkel majoritet, besluta om närvarorätt vid sina samman­träden för personer som räknas upp i kommunallagen, som till exempel tjänstepersoner, andra förtroendevalda eller särskilt sakkunniga.

Kommunalråden har rätt att närvara vid sammanträden med kommunens övriga nämnder och delta i överläggningarna, men inte i besluten. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild eller ärenden som innehåller sekretesskyddade uppgifter.

Personalföreträdare har i vissa fall rätt att närvara vid nämndens samman­träden (kommunallagen 7:10-19). Närvarorätten gäller ärenden som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare.

Se respektive nämnds reglemente för mer information om närvarorätt.

Dagordning

Ärenden som ska behandlas under sammanträdet finns i kallelsens dagordning. Dag­ord­ningen innehåller ofta många olika typer av ärenden.

Exempel på ärenden:

• Ärenden som ska beslutas av nämnden/styrelsen i sin helhet
• Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild
• Yttranden till en annan nämnd/kommunstyrelsen/kommunfullmäktige
• Valärenden
• Godkännande av rapporter
• Meddelande av delegationsbelsut

När ordföranden öppnat mötet meddelar ordförande eventuella förslag på ändringar i dagordningen och frågar om dagordningen kan fastställas.

Extra ärenden i nämnderna

I nämnderna är det relativt vanligt med extra ärenden, oftast av brådskande karaktär. Det vill säga ärenden som tas upp för behandling som inte finns med på kallelsen. I egenskap av ansvarig för dagordningen har ordföranden rätt att anmäla extra ärenden. Övriga ledamöter kan också initiera extra ärenden (se rubrik om ledamöters initiativrätt).

En mängd extra ärenden på sammanträdena tyder dock på dålig planering hos såväl ordföranden som förvaltningen. I förlängningen är extra ärenden också till nackdel för den lokala demokratin, eftersom de förtroendevalda förhindras att bereda och förankra ärenden i sina politiska organisationer. Det är primärt ordförandes uppgift att i samarbete med förvaltningen begränsa antalet extra ärenden.

Av reglementena framgår som regel att ett ärende som en nämnd ska besluta i bör vara berett av ett utskott. Om så är fallet får nämnden i undantagsfall med enkel majoritet fatta beslut om att avgöra ett ärende utan utskottsberedning. 

Ett extra ärendet som ta upp för beslut ska redovisas som en egen paragraf i protokollet.

Extra ärenden i fullmäktige - i princip otillåtet

Extra ärenden i fullmäktige är i princip otillåtet. Detta hänger samman med kommunallagens krav på tillkännagivande och kallelse under fullmäktigesammanträdena (kommunallagen 5:13-5:15, 5:26-5:34).

Beslut om val har dock inte beredningstvång och kan avgöras direkt i fullmäktige.

Ärende som utgår

Om ett ärende utgår ska det skrivas in i paragrafen för dagordningen samt ska den paragaraf som utgår finnas kvar i protokollet.

Ledamöternas initiativrätt i nämnderna

När du tjänstgör på ett nämndsammanträde har du rätt att väcka ärenden som inte finns med på dagordningen (kommunallagen 4:20), det gäller inte kommunfullmäktige där det finns bered­nings­krav.

Det är praktiskt om du före mötet via till exempel e-post till ordföranden meddelar att du vill att ett ärende ska bli behandlat. Om extra ärenden inte meddelats innan mötet är det praktiskt om du säger till vid sammanträdets början, i samband med att dagordningen beslutas. Denna ordning brukar respekteras men förhindrar inte ledamot att senare under sammanträdet väcka nytt ärende.

Det är nämnden som beslutar om ett initiativärende ska avgöras direkt, bordläggas för att avgöras senare eller beredas av förvaltningen innan ärendet avgörs.

Det är eftersträvansvärt att de ärenden som finns på dagordningen och ska behandlas under ett sammanträde har beretts av förvaltningen. På så vis har nämnden ett underlag till ärendet med tjänsteskrivelse och förslag till beslut att ta ställning till utifrån förvaltningens expertis. Förvaltningens förslag till beslut har då också diskuterats i tjänste- och presidieberedning.

Ledamöternas initiativrätt i fullmäktige och berdningstvånget

Initiativrätt

Ledamöter och tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan initiera ärenden genom att skriva motioner (kommunallagen 4:19, 5:22), ställa interpellationer och frågor (kommunallagen 4:19, 5:59-64).

Motion

Ett ärende med förslag till beslut som ledamot/tjänstgörande ersättare lämnar till kommunfullmäktige. Motionen ska sedan beredas och slutligen beslutas av kommunfullmäktige.

Interpellation

En fråga som är mer omfattande och kan leda till debatt. Interpellationen ska besvaras skriftligt av en ansvarig politiker, ofta ordföranden i en nämnd. Samtliga tjänstgörande ledamöter/ersättare har rätt att delta i interpellationsdebatten. En interpellation bör handla om angelägenheter av större intresse för kommunen.

Fråga

En öppen fråga, med ett bestämt innehåll, ställs till en annan ledamot där bara de två får ingå i debatten. Frågan ska röra ärenden som fullmäktige, kommunstyrelsen eller någon annan nämnd har ansvar för.

Beredningstvånget

Det kommunallagsreglerade beredningstvånget innebär att ett ärende som väcks i fullmäktige som huvudregel alltid ska beredas av kommunstyrelsen innan det får avgöras av fullmäktige.

Mera information om motion, interpellation och fråga finns att läsa om i Arbetsordningen för kommunfullmäktige.

Som förtroendevald i en nämnd har du rätt att yttra dig under sammanträdet, oavsett om du tjänstgör eller inte. Du yttrar dig genom att påkalla ordförandens uppmärksamhet genom att sträcka upp handen för att visa att du begär ordet.

Ordföranden håller reda på talarordningen bland dem som önskar yttra sig. Närvarande tjänsteperson kan på begäran yttra sig i sakärenden eller kring frågor om juridiken kring sammanträdet.

I den juridiska litteraturen görs skillnad mellan förslag och yrkanden med utgångspunkt från beredningstvånget i fullmäktige. Med förslag avses yrkanden som inte är beredda av fullmäktige. Men i praktiken är det inte nödvändigt att hålla isär begreppen förslag och yrkanden. Fortsättningsvis används begreppet förslag både i betydelsen yrkande och förslag. 

Ett praktiskt sätt att under sammanträdet hålla rätt på förslagen är att sortera dessa i två huvudgrupper:

Formella förslag

Formella förslag innebär att ärendets hantering eller beslutsgång påverkas. 

Ajournering

Det är tillåtet att tillfälligt bryta (ajournera) pågående sammanträde för exempelvis överläggningar i partigrupper. Ajournering bör protokollföras i den paragraf som beslutet fattas.

Återremiss

Med återremiss menas att ärendet ska kompletteras med ytterligare beslutsunderlag/nödvändiga kompletteringar genom att det skickas tillbaka till beredande organ.

Remiss

Remiss innebär att ärendet ska överlämnas till ett beredningsorgan som inte tidigare berett ärendet. Beslutar fullmäktige om remiss av ett ärende till någon nämnd eller annat remissorgan innebär detta att en eller flera remissinstanser ges möjlighet att yttra sig, vartefter ärendet måste beredas av kommunstyrelsen.

Bordläggning

Bordläggning betyder att ärendet inte ska beslutas under pågående sammanträde, utan tas upp till beslut vid nästkommande sammanträde och ingenting får tillföras ärendet under tiden.

Materiella förslag

Materiella förslag innebär att ärendet ska be­slutas genom bifall, avslag, tillägg, ändring eller ett helt nytt förslag.

Beslutsgång

Förslag inom formella förslag ställs mot varandra likaså förslag inom materiella förslag, formella förslag be­hand­las alltid först. Om nämnden beslutar enligt ett formellt förslag prövas inte eventuella materiella förslag. Förslag i den ena kategorin ställs inte mot förslag i den andra.

Efter redovisning av vilka förslag till beslut som väcks under överläggningarna, följer i protokollet redovisning av förslag på sammanträdet samt beslutsgången. För att göra protokollet mer lättläst används begreppet "beslutsgång", som har samma innebörd som det kommunalrättsliga begreppet propositionsordning.

Exempel på beslutsgång i protokoll:

Acklamation - ingen omröstning begärs

När ett beslut fattas med så kallad acklamation innebär det att ärendet anses vara avgjort enhälligt.

Ordförande prövar förslagen var för sig, och de som tjänstgör svarar ja på det förslag de röstar för. Ordförande meddelar då vilket av förslagen ordförande uppfattar har vunnit och klubbar det som beslut. Detta kallas för beslut genom acklamation.

Innan ordförande klubbar beslutet har du som tjänstgörande dock rätt att begära omröstning vilket då ska genomföras.

Omröstning

Vid en omröstning avgörs ärenden genom enkel majoritet. Enkel majoritet innebär att ett förslag vid en omröstning måste stödjas av mer än hälften av det totala antalet avgivna röster. Det förslag som har fått mer än hälften av det totala antalet röster vinner.

Undantag är minoritetsåterremiss och minoritetsbordläggning. Det gäller endast fullmäktige (gäller ej valärenden) och innebär att ett ärende ska återremitteras/bordläggas om minst en tredjedel av de tjänstgörande begär det (kommunallagen 5:50).

Om du deltagit iavgörandet av ett ärende har du som ledamot möjlighet att reservera dig mot beslutet och få det antecknat i protokollet (kommunallagen 4:27). Du behöver inte ha yrkat på något annat förslag till beslut för att få reservera dig. Reservationen ska framgå i direkt anslutning till paragrafen i protokollet. 

Reservationen ska anmälas senast innan sammanträdet avslutats. Det är alltså tillåtet, men opraktiskt, att anmäla reservation mot ett beslut efter det att beslutet fattats i samtliga på föredragningslistan upptagna ärenden. 

Den som reserverar sig mot beslutet kan komma att befrias från eventuellt juridiskt ansvar (straffansvar, skadeståndsansvar). I praktiken nyttjas dock reservationsrätten främst för att markera den förtroendevaldes politiska ansvar. Det vill säga för att markera att den förtroendevalda på rent politiska grunder haft skiljaktig mening i förhållande till majoriteten, vilket naturligtvis också är en viktig upplysning för den som tar del av beslutet.

Gruppreservation

Så kallad gruppreservation är tillåten med den innebörden att om en ledamot meddelar att han eller hon reserverar sig för exempelvis de socialdemokratiska ledamöterna i fullmäktige, ska detta uppfattas som att var och en av de tjänstgörande socialdemokratiska ledamöterna reserverar sig mot beslutet. Det ankommer dock på ordföranden att försäkra sig om vilka som står bakom en sådan ”gruppreservation”.

Som ledamot i fullmäktige eller i en nämnd har du rätt att avstå från att delta i en omröstning eller i ett beslut. Ordföranden är dock alltid skyldig att rösta, när det behövs för att ärendet ska kunna avgöras (kommunallagen 4:25).

Om du inte vill delta i ett beslut måste du anmäla det till ordföranden innan beslutet fattas. Det är alltså inte tillåtet att i eferhand, när beslutet är fattat, anmäla att man inte deltagit i beslutet.

Avser ärendet myndighetsutövnnig mot enskild måste du som tjänstgörande ledamot delta i beslutet.

Notering om ej deltagande i beslut görs under rubriken Notering i protokollet. Exempelvis på följande sätt: Socialdemokraterna deltar inte i beslutet.

Protokollsanteckning anses som en svagare markering än reservation.

Protokollsanteckningen kan till exempel användas för att redovisa argument mot beslutet, för att ange skälen till hur ledamoten röstat, eller för att en ersättare som inte tjänstgör ska få sin åsikt antecknad i protokollet. 

Du har rätt att begära att få lämna protokollsanteckningar i samband med att ärenden behandlas. Det framgår oftast i nämnderna reglementen att även ersättare som inte tjänstgör har rätt att få sin mening antecknad till protokollet. 

Det är oftast ordföranden, som ansvarar för protokollet, som avgör om protokollet ska "belastas" med denna typ av yttranden. Om ordförandes bedömning ifrågastätts, bör nämnden ytterst få avgöra om yttrandes ska få antecknas i protokollet.

Anteckningen ska skriftligen lämnas till nämnd­sekreter­aren innan protokollet justeras, oftast skrivs inte hela anteckningen i in i själva protokollet, utan endast hänvisning till protokollsanteckning. Detta eftersom kommunala protokoll är så kallade beslutsprotokoll och ska vara överskådliga och kortfattade.

Exempel på protokollsanteckning i ett protokoll:

Som förtroendevald får du inte delta i handläggning av ärenden där du är jävig. Att vara jävig i ett ärende innebär att du har ett eget intresse i ärendet som kan påverka ditt ställningstagande. Jävsreglerna gäller för all handläggning av ärenden i nämnd, alltså för utredning, beredning, föredragning och beslutsfattande. Jävsreglerna finns till för att garantera beslutens objektivitet och opartiskhet samt allas likhet inför lagen.

Jäv i kommunfullmäktige

Jävsbestämmelserna för kommunfullmäktige är inte lika vidsträckta som de regler som gäller för kommunstyrelsen och övriga nämnder (kommunallagen 6:28). Det så kallade delikatessjävet gäller i nämnderna men inte i fullmäktigeärenden. 

Enligt kommunallagen får du inte delta i handläggningen av ett ärende som personligen rör dig själv, din make eller maka, sambo, föräldrar, barn eller syskon eller annan närstående. Handläggningen avser både överläggningen och beslutet i ärendet. Eftersom sammanträden i fullmäktige är offentliga behöver du inte fysiskt lämna lokalen, men bör lämna din plats.

Med uttrycket ”personligen rör ledamoten själv” avses främst ärenden som angår dig eller någon närstående som individ och inte som medlem av ett större kollektiv. Som exempel kan fullmäktige besluta om arvoden till samtliga förtroendevalda utan att det innebär jäv. Jäv kan däremot föreligga om frågan gäller antagande av detaljplan i ett område där du äger mark eller i ett ärende där du har ett ekonomiskt eller annat starkt personligt intresse av ärendets utgång. Om det riskerar att misstänkas att du satt ditt eget eller någon annans intresse framför kommunens intresse finns det anledning att avstå från ärendet.

Jäv i nämnd och för förtroendevalda revisorer

Mer utvidgade är jävsgrunderna för nämnder och förtroendevalda revisorer. Jävsreglerna gäller även för tjänstgörande ersättare och ska även tillämpas för tjänstemän (kommunallagen 6:28-6:32, 7:4, 7:17).

I kommunallagen anges fem punkter som anses utgöra jäv:

1. Sakägar-, släktskaps- och intressejäv

Om saken angår ledamoten själv eller dennes make, maka, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för ledamoten själv eller någon närstående.

2. Ställföreträdarjäv

Om ledamotens ersättaren eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång.

3. Tillsynsjäv

Om ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som ledamoten själv är knuten till.

4. Ombuds- och biträdesjäv

Om ledamoten har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken.

5. Delikatessjäv

Om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till ledamotens opartiskhet i ärendet.

Det är i första hand du själv som ska meddela ordföranden att du är jävig i ärendet. I annat fall kan nämnden avgöra frågan om jäv genom majoritetsbeslut.

En förtroendevald som avbryter sin tjänstgöring på grund av jäv får återinträda i tjänst när ärendet är klart. Om en ersättare finns på plats träder den in och tjänstgör i ärendet.

Förekomsten av jäv ska protokollföras, i protkollet görs det genom en notering i den aktuella paragrafen vid rubriken Notering. Exempelvis på följande sätt: På grund av jäv deltar inte Anna Andersson (S) i handläggningen i detta ärende.
På förstasidan i protokollet görs ingen notering om jäv.