Under sammanträdet

Utgångspunkten i kommunallagen är att nämndernas möten är stängda, medan kommunfullmäktiges möten är öppna för allmänheten (kommunallagen 6:25). Kommunfullmäktige i Karlsborgs kommun har beslutat att nämnderna får ha öppna sammanträden, vilket innebär att nämnderna själva beslutar om detta. Det gäller dock inte ärenden som avser myndighetsutövning eller där det finns sekretess.

I Karlsborgs kommun är förutom kommunfullmäktige och kommunstyelsen (endast den del som avser beslutsärenden för kommunstyrelsen) även kultur- och fritidsnämnden och barn- och utbildningsnämndens sammanträden öppna.

Att sammanträdet är öppet innebär att allmänheten har rätt att vara i samman­trädes­lokalen och lyssna. De har inte någon yttranderätt.

Beslutsförhet

Nämnder och fullmäktige får handläggare ärenden bara om mer än hälften av ledamöterna är närvarande (kommunallagen 6:27, 6:45).

Tjänstgöring och inkallelseordning för ersättare

Tjänstgöring

Om inte alla ledamöter för ett parti är närvarande, träder ersättare i tjänst. Ordföranden bestämmer när en ledamot eller en ersättare ska träda in och tjänstgöra under ett pågående sammanträde. Endast om det föreligger särskilda skäl för det, bör inträde ske under pågående handläggning av ett ärende.

En ledamot som kommer under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra, även om en ersättare trätt in i ledamotens ställe. Bytet sker däremot inte under behandlingen av ett ärende, utan när ett ärende avslutats och innan nästa tas upp.

En ledamot som avbryter sin tjänstgöring under sammanträdets gång kan inte komma tillbaka och börja tjänstgöra igen efter en stunds frånvaro. Detta kallas växeltjänstgöring och är inte tillåtet. Enda undantaget är om ledamoten inte får delta i behandlingen av ett ärende på grund av jäv. Endast i undantagsfall är det tillåtet att sätta in en ersättare under pågående behandling av ett ärende.

Inkallelseordning för ersättare

Om du som ledamot har förhinder att delta på ett sammanträde ska du själv kalla en ersättare samt meddela detta till sekreteraren.

Ersättarna är inte personliga utan kallas in efter den ordning som de har blivit valda som ersättare.

Inkallelseordning för ersättare i kommunfullmäktige

I kommunfullmäktige kan enbart ersättare komma från det egna partiet. Ersättarna tas in i den ordning de är valda. Endast i undantagsfall är det tillåtet att sätta in en ersättare under pågående behandling av ett ärende.

Inkallelseordning för ersättare i nämnder

Finns inte ersättare inom det egna partiet tillgängliga att tjänstgöra kallas ersättare enligt den av fullmäktige beslutade inkallelseordningen.

Fullmäktige beslutar om inkallelseordning för att undvika oönskade partiväxlingar. Men oavsett denna kan inte ordföranden, i nämnderna, tillåta sammanträden med "tomma stolar" utan finns det en ersättare på plats får denna tjänstgöra.

En förtroendevald som avbryter sin tjänstgöring under pågående sammanträde, av annan anledning än jäv, får inte återgå att tjänstgöra om inte ersättarens inträde påverkat styrkebalansen mellan partierna/blocken. Det är viktigt att du säger till ordföranden om du avbryter din tjänstgöring, exempelvis om du går tidigt från ett sammanträde.

Närvarorätt

Nämnden kan, med enkel majoritet, besluta om närvarorätt vid sina samman­träden för personer som räknas upp i kommunallagen, som till exempel tjänstepersoner, andra förtroendevalda eller särskilt sakkunniga.

Kommunalråden har rätt att närvara vid sammanträden med kommunens övriga nämnder och delta i överläggningarna, men inte i besluten. Närvarorätten gäller inte ärenden som rör myndighetsutövning mot någon enskild eller ärenden som innehåller sekretesskyddade uppgifter.

Personalföreträdare har i vissa fall rätt att närvara vid nämndens samman­träden (kommunallagen 7:10-19). Närvarorätten gäller ärenden som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare.

Se respektive nämnds reglemente för mer information om närvarorätt.

Som förtroendevald får du inte delta i handläggning av ärenden där du är jävig. Att vara jävig i ett ärende innebär att du har ett eget intresse i ärendet som kan påverka ditt ställningstagande. Jävsreglerna gäller för all handläggning av ärenden i nämnd, alltså för utredning, beredning, föredragning och beslutsfattande. Jävsreglerna finns till för att garantera beslutens objektivitet och opartiskhet samt allas likhet inför lagen.

Jäv i nämnd och för förtroendevalda revisorer

Mer utvidgade är jävsgrunderna för nämnder och förtroendevalda revisorer jämfört med fullmäktigge. Jävsreglerna gäller även för tjänstgörande ersättare och ska även tillämpas för tjänstemän (kommunallagen 6:28-6:32, 7:4, 7:17).

Jäv i fullmäktige

Jävsbestämmelserna för kommunfullmäktige är inte lika vidsträckta som de regler som gäller för kommunstyrelsen och övriga nämnder (kommunallagen 6:28). Det så kallade delikatessjävet gäller i nämnderna men inte i fullmäktigeärenden. 

Enligt kommunallagen får du inte delta i handläggningen av ett ärende som personligen rör dig själv, din make eller maka, sambo, föräldrar, barn eller syskon eller annan närstående. Handläggningen avser både överläggningen och beslutet i ärendet. Eftersom sammanträden i fullmäktige är offentliga behöver du inte fysiskt lämna lokalen, men bör lämna din plats.

Med uttrycket ”personligen rör ledamoten själv” avses främst ärenden som angår dig eller någon närstående som individ och inte som medlem av ett större kollektiv. Som exempel kan fullmäktige besluta om arvoden till samtliga förtroendevalda utan att det innebär jäv. Jäv kan däremot föreligga om frågan gäller antagande av detaljplan i ett område där du äger mark eller i ett ärende där du har ett ekonomiskt eller annat starkt personligt intresse av ärendets utgång. Om det riskerar att misstänkas att du satt ditt eget eller någon annans intresse framför kommunens intresse finns det anledning att avstå från ärendet.

Grunder för jäv

I kommunallagen anges fem punkter som anses utgöra jäv:

1. Sakägar-, släktskaps- och intressejäv

Om saken angår ledamoten själv eller dennes make, maka, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för ledamoten själv eller någon närstående.

2. Ställföreträdarjäv

Om ledamotens ersättaren eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång.

3. Tillsynsjäv

Om ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som ledamoten själv är knuten till.

4. Ombuds- och biträdesjäv

Om ledamoten har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken.

5. Delikatessjäv (ej för fullmäktige)

Om det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till ledamotens opartiskhet i ärendet.

Det är i första hand du själv som ska meddela ordföranden att du är jävig i ärendet. I annat fall kan nämnden avgöra frågan om jäv genom majoritetsbeslut.

En förtroendevald som avbryter sin tjänstgöring på grund av jäv får återinträda i tjänst när ärendet är klart. Om en ersättare finns på plats träder den in och tjänstgör i ärendet.

Förekomsten av jäv ska protokollföras, i protkollet görs det genom en notering i den aktuella paragrafen.

Placering

Varje ledamot i fullmäktige har en bestämd plats i Sessionsalen (som är namnet på det sammanträdesrum där fullmäktige har sina sammanträden, kommunhuset, våning 3). Tjänstgörande ersätter sätter sig på den plats som hen ska ersätta. Ledamöter från samma parti sitter samlade.

För nämndernas sammanträden är platserna inte formella utan man placerar sig där man tycker det är lämpligt. Det finns flera olika sammanträdesrum som nämnderna använder sig av.

Sammanträdes öppnade

Ordförande öppnar sammanträdet.

Formella punkter på dagordningen

Val av protokolljusterare samt datum för tillkännagivande om justering och Godkännande av dagordning är fasta punkter på dagordningen både för nämnderna och kommunfullmäktige.

Nämnderna

För nämnderna finns ingen egen punkt på dagordningen för upprop utan ordförande, i samråd med sekreterare, konstaterar om det finns tjänstgörande ersättare samt ej tjänstgörande ersättare.

Kommunfullmäktige

För kommunfullmäktige finns egna punkter på dagordningen gällande
Sammanträdets kungörande och Förrättande av upprop samt anmälan om tjänstgörande ersättare.

Ärenden på dagordning

Ärenden som ska behandlas under sammanträdet finns i kallelsens dagordning. Dag­ord­ningen innehåller ofta många olika typer av ärenden.

Exempel på ärenden:

• Ärenden som ska beslutas av nämnden/styrelsen i sin helhet
• Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild
• Yttranden till en annan nämnd/kommunstyrelsen/kommunfullmäktige
• Valärenden
• Godkännande av rapporter
• Meddelande av delegationsbeslut

När ordföranden öppnat mötet meddelar ordförande eventuella förslag på ändringar i dagordningen och frågar om dagordningen kan fastställas.

Ärenden som utgår

Om ärenden utgår ska det skrivas in i paragrafen för dagordningen samt ska de paragrafer som utgår finnas kvar i protokollet som egna paragrafer.

Extra ärenden i nämnderna

I nämnderna är det relativt vanligt med extra ärenden, oftast av brådskande karaktär. Det vill säga ärenden som tas upp för behandling som inte finns med på kallelsen. I egenskap av ansvarig för dagordningen har ordföranden rätt att anmäla extra ärenden. Övriga ledamöter kan också initiera extra ärenden (se rubrik om ledamöters initiativrätt).

En mängd extra ärenden på sammanträdena tyder dock på dålig planering hos såväl ordföranden som förvaltningen. I förlängningen är extra ärenden också till nackdel för den lokala demokratin, eftersom de förtroendevalda förhindras att bereda och förankra ärenden i sina politiska organisationer. Det är primärt ordförandes uppgift att i samarbete med förvaltningen begränsa antalet extra ärenden.

Av reglementena framgår som regel att ett ärende som en nämnd ska besluta i bör vara berett av ett utskott. Om så är fallet får nämnden i undantagsfall med enkel majoritet fatta beslut om att avgöra ett ärende utan utskottsberedning. 

Extra ärende som tas upp för beslut ska redovisas som en egen paragraf i protokollet.

Extra ärenden i fullmäktige - i princip otillåtet

Extra ärenden i fullmäktige är i princip otillåtet. Detta hänger samman med kommunallagens krav på tillkännagivande och kallelse under fullmäktigesammanträdena (kommunallagen 5:13-5:15, 5:26-5:34).

Beslut om avsägelsen, val, interpellationer, frågor och motioner har dock inte beredningstvång och kan avgöras direkt i fullmäktige.

Nämndinitiativ

I kommunallagen (4:20) framgår att ”Varje ledamot i en nämnd, alternativ tjänstgörande ersättere vid det sammanträde då ärendet väcks, får väcka ärenden i nämnden”. Det innebär att en eller flera ledamöter tillsammans kan väcka ärenden i nämnderna och det betecknas som ett nämndinitiativ. Med nämnd avses nämnder och kommunstyrelse.

Ett nämndinitiativ ska vara skriftligt och undertecknat av en eller flera ledamöter eller tjänstgörande ersättare. Det ska innehålla en kort förklaring till ärendet samt det yrkande/yrkanden som ledamoten/ledamöterna planerar att lämna under sammanträdet. Ett nämndinitiativ kan lämnas in före eller under ett sammanträde.

I protokollet hanteras nämndinitiativet som ett eget ärende och tas upp som en egen paragraf i protokollet. Av protokollet ska framgå vilka ledamöter som väckt initiativet

Det är praktiskt om du före mötet via till exempel e-post till ordföranden meddelar att du vill att ett ärende ska bli behandlat. På så vis har nämnden ett underlag till ärendet med tjänsteskrivelse och förslag till beslut att ta ställning till utifrån förvaltningens expertis. Förvaltningens förslag till beslut har då också diskuterats i tjänste- och presidieberedning.

Om extra ärenden inte meddelats innan mötet är det praktiskt om du säger till vid sammanträdets början, i samband med att dagordningen beslutas. Denna ordning brukar respekteras men förhindrar inte ledamot att senare under sammanträdet kan väcka nytt ärende.

Det är nämnden som beslutar om ett initiativärende exempelvis ska avgöras direkt, bordläggas för att avgöras senare eller beredas av förvaltningen innan ärendet avgörs.

Läs mer i nämndernas reglementen om nämndinitiativ, rubrik Politik - Reglementen

Ledamöternas initiativrätt i fullmäktige

Ledamöter och tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige kan initiera ärenden genom att skriva motioner (kommunallagen 4:19, 5:22), ställa interpellationer och frågor (kommunallagen 4:19, 5:59-64).

Motion

Ett motion ska vara skriftligt och undertecknat av en eller flera ledamöter eller tjänstgörande ersättare. Du kan lämna in en motion från dig som enskild ledamot eller av flera ledamöter, alternativt tjänstgörande ersättare, motionen ska vara skriftlig och undertecknad. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion. Av motionen ska det, genom ett tydligt formulerat yrkande, framgå vad det är motionen avser.

En motion väcks genom att den lämnas till kanslienheten, varefter den anmäls på nästa sammanträde. En motion får också lämnas vid sammanträde med kommunfullmäktige (föredras dock att lämnas in innan sammanträde).

Motionären ska ges tillfälle att presentera motionen på kommunfullmäktige.

Motionen bereds av tjänstepersoner och går sedan tillbaka till fullmäktige för beslut.

I kommunfullmäktiges arbetsordning finns bestämmelser för motioner.

Fråga

När du tjänstgör kan du ställa en fråga till ordförande i kommunstyrelsen eller annan nämnd för att skaffa dig upplysningar om hur verksamheten sköts. När en fråga besvaras får endast den som ställt frågan och den som svarar vara med i överläggningen. Meningen med en fråga är inte att skapa en debatt utan att få ett snabbt svar av någon ansvarig utan föregående utredning. Du lämnar in frågan skriftligen före aktuellt fullmäktigesammanträde.  Den som svarar på din fråga behöver inte göra det skriftligt.

I kommunfullmäktiges arbetsordning finns bestämmelser för frågors innehåll, form och inlämning.

Interpellation

Om din fråga kräver ett längre svar ska du istället ställa en interpellation. Du ställer den till ordförande i den nämnd som är ansvarig för sakinnehållet som frågan rör sig kring. Flera ledamöter får inte gemensamt ställa en interpellation. Interpellationen ses som ett sätt som ledamöterna kan använda sig av för att kontrollera att verksamheten sköts på ett riktigt sätt. När en interpellation ställs får alla ledamöter vara med i överläggningen.

Det finns ingen svarsplikt på din interpellation utan kommunfullmäktige beslutar om din interpellation får ställas. Säger fullmäktige ja bör din interpellation besvaras på det sammanträde som följer efter det sammanträde då du ställt interpellationen. Säger fullmäktige nej går det inte att överpröva det beslutet i sak.

I kommunfullmäktiges arbetsordning finns bestämmelser för interpellationens innehåll och utformande samt regler kring besvarandet.

Arbetsordning Läs mer i Arbetsordning för kommunfullmäktige i Karlsborgs kommun

Som förtroendevald i en nämnd har du rätt att yttra dig under sammanträdet, oavsett om du tjänstgör eller inte. Du yttrar dig genom att påkalla ordförandens uppmärksamhet genom att sträcka upp handen för att visa att du begär ordet.

Ordföranden håller reda på talarordningen bland dem som önskar yttra sig. Närvarande tjänsteperson kan på begäran yttra sig i sakärenden eller kring frågor om juridiken kring sammanträdet.

Varje talare ansvarar för att inte uppträda på ett sätt som strider mot god ton och ordning.

Ledamöter och tjänstgörande ersättare har rätt att yttra sig i alla ärenden, utom när det gäller besvarande av frågor i fullmäktige.

I den juridiska litteraturen görs skillnad mellan förslag och yrkanden med utgångspunkt från beredningstvånget i fullmäktige. Med förslag avses yrkanden som inte är beredda av fullmäktige. Men i praktiken är det inte nödvändigt att hålla isär begreppen förslag och yrkanden. Fortsättningsvis används begreppet förslag både i betydelsen yrkande och förslag. 

Ett praktiskt sätt att under sammanträdet hålla rätt på förslagen är att sortera dessa i två huvudgrupper:

Förslag inom formella förslag ställs mot varandra likaså förslag inom materiella förslag, formella förslag be­hand­las alltid först. Om nämnden beslutar enligt ett formellt förslag prövas inte eventuella materiella förslag. Förslag i den ena kategorin ställs inte mot förslag i den andra.

Formella förslag

Formella förslag innebär att ärendets hantering eller beslutsgång påverkas. 

Ajournering: Du vill att sammanträdet avbryts för exempelvis överläggningar i partigrupper. Ajournering bör protokollföras.

Återremiss: Du finner att beslutsunderlaget i ett ärende inte är tillräckligt. Du vill att ett ärende ska gå tillbaka till kommunstyrelsen eller en nämnd/bolagsstyrelse för att utredas ytterligare. I kommunfullmäktige kan ett ärende återremitteras om minst en tredjedel av ledamöterna vill det. Det kallas minoritetsåterremiss. Önskas ytterligare återremiss vid nästa sammanträde krävs ett enkelt majoritetsbeslut. En återremiss måste innehålla en motivering så att kommunstyrelsen/nämnden/bolagsstyrelsen vet vad som förväntas ske med ärendet sedan den fått det tillbaka.

Remiss: Remiss innebär att ärendet ska överlämnas till ett beredningsorgan som inte tidigare berett ärendet. Beslutar fullmäktige om remiss av ett ärende till någon nämnd eller annat remissorgan innebär detta att en eller flera remissinstanser ges möjlighet att yttra sig, vartefter ärendet måste beredas av kommunstyrelsen.

Bordläggning: Du vill att ett ärende som ska behandlas skjuts upp till nästa sammanträde, ingenting får tillföras ärendet under tiden. I kommunfullmäktige kan ett ärende bordläggas om minst en tredjedel av ledamöterna vill det. Det kallas minoritetsbordläggning. Det kan bara ske en gång i varje ärende. Önskas ytterligare bordläggning vid nästa sammanträde krävs ett enkelt majoritetsbeslut. Ett ärende som är bordlagt får inte tillföras ytterligare handlingar eller annan utredning. 

Materiella förslag

Materiella förslag innebär att ärendet ska be­slutas genom bifall, avslag, tillägg, ändring eller ett helt nytt förslag.

Bifall till grundförslag: Du instämmer i det förslag som ligger som grundförslag (föregående instans förslag) eller någon annans yrkande.

Tilläggsförslag: Du vill att sammanträdet ska besluta mer i ärendet och begär då ett tillägg.

Ändringsförslag: Du begär en ändring i ett förslag. Om till exempel ett bidrag i ett förslag är 20 000 kronor och du vill ändra det till 15 000 kronor yrkar du att förslaget ändras till 15 000 kr.

Avslag: Du säger nej till det förslag som ligger som grundförslag (föregående instans förslag) eller någon annans yrkande.

Nya förslag: Du kommer med helt nytt förslag.

Beslutsgång

Ordföranden går igenom de förslag som kommit in och kontrollerar att de uppfattats rätt. Efter det får inget yrkande ändras, tas tillbaka eller läggas till, om inte alla på sammanträdet är överens om det.

Ordföranden lägga fram ett förslag till beslut. Frågan ska ställas så, att den kan besvaras med ”ja” eller ”nej”. Mötet måste ta ställning till varje yrkande och förslag som kommit fram under sammanträdet.

När det finns tre eller flera yrkanden i ett ärende ska ordförande klargöra vilka förslag som ska ställas mot varandra och i vilken ordningsföljd (propositionsordning) som förslagen ska ställas.

I protokollet följer redovisning av förslag på sammanträdet samt beslutsgången. För att göra protokollet mer lättläst används begreppet "beslutsgång", som har samma innebörd som det kommunalrättsliga begreppet propositionsordning.

Röstförfarande - ingen omröstning begärs

När ett beslut fattas med så kallad acklamation innebär det att ärendet anses vara avgjort enhälligt.

Ordförande prövar förslagen var för sig, och de som tjänstgör svarar ja på det förslag de röstar för. Ordförande meddelar då vilket av förslagen ordförande uppfattar har vunnit och klubbar det som beslut. Detta kallas för beslut genom acklamation.

Innan ordförande klubbar beslutet har du som tjänstgörande dock rätt att begära omröstning vilket då ska genomföras.

Omröstning

Vid en omröstning avgörs ärenden genom enkel majoritet. Enkel majoritet innebär att ett förslag vid en omröstning måste stödjas av mer än hälften av det totala antalet avgivna röster. Det förslag som har fått mer än hälften av det totala antalet röster vinner.

Undantag är minoritetsåterremiss och minoritetsbordläggning. Det gäller endast fullmäktige (gäller ej valärenden) och innebär att ett ärende ska återremitteras/bordläggas om minst en tredjedel av de tjänstgörande begär det (kommunallagen 5:50).

Om du avstår i en omröstning innebär det att du inte har deltagit i beslutet. 

Som ledamot i fullmäktige eller i en nämnd har du rätt att avstå från att delta i en omröstning eller i ett beslut. Ordföranden är dock alltid skyldig att rösta, när det behövs för att ärendet ska kunna avgöras (kommunallagen 4:25).

Om du inte vill delta i ett beslut måste du anmäla det till ordföranden innan beslutet fattas. Det är alltså inte tillåtet att i eferhand, när beslutet är fattat, anmäla att man inte deltagit i beslutet.

Avser ärendet myndighetsutövnnig mot enskild måste du som tjänstgörande ledamot delta i beslutet.

Notering om ej deltagande i beslut görs under rubriken Notering i protokollet.

Om du deltagit iavgörandet av ett ärende har du som ledamot möjlighet att reservera dig mot beslutet och få det antecknat i protokollet (kommunallagen 4:27). Du behöver inte ha yrkat på något annat förslag till beslut för att få reservera dig. Reservationen ska framgå i direkt anslutning till paragrafen i protokollet. 

Reservationen ska anmälas senast innan sammanträdet avslutats. Det är alltså tillåtet, men opraktiskt, att anmäla reservation mot ett beslut efter det att beslutet fattats i samtliga på föredragningslistan upptagna ärenden. 

Den som reserverar sig mot beslutet kan komma att befrias från eventuellt juridiskt ansvar (straffansvar, skadeståndsansvar). I praktiken nyttjas dock reservationsrätten främst för att markera den förtroendevaldes politiska ansvar. Det vill säga för att markera att den förtroendevalda på rent politiska grunder haft skiljaktig mening i förhållande till majoriteten, vilket naturligtvis också är en viktig upplysning för den som tar del av beslutet.

Gruppreservation

Så kallad gruppreservation är tillåten med den innebörden att om en ledamot meddelar att han eller hon reserverar sig för exempelvis de socialdemokratiska ledamöterna i fullmäktige, ska detta uppfattas som att var och en av de tjänstgörande socialdemokratiska ledamöterna reserverar sig mot beslutet. Det ankommer dock på ordföranden att försäkra sig om vilka som står bakom en sådan ”gruppreservation”.

Protokollsanteckning anses som en svagare markering än reservation.

Protokollsanteckningen kan till exempel användas för att redovisa argument mot beslutet, för att ange skälen till hur ledamoten röstat, eller för att en ersättare som inte tjänstgör ska få sin åsikt antecknad i protokollet. 

Du har rätt att begära att få lämna protokollsanteckningar i samband med att ärenden behandlas. Det framgår oftast i nämnderna reglementen att även ersättare som inte tjänstgör har rätt att få sin mening antecknad till protokollet. 

Det är oftast ordföranden, som ansvarar för protokollet, som avgör om protokollet ska "belastas" med denna typ av yttranden. Om ordförandes bedömning ifrågastätts, bör nämnden ytterst få avgöra om yttrandes ska få antecknas i protokollet.

Anteckningen ska skriftligen lämnas till nämnd­sekreter­aren innan protokollet justeras, oftast skrivs inte hela anteckningen i in i själva protokollet, utan endast hänvisning till protokollsanteckning. Detta eftersom kommunala protokoll är så kallade beslutsprotokoll och ska vara överskådliga och kortfattade.